皆どうしてる？産休前の仕事の引き継ぎ方
余裕を持ったスケジュールを立てる
まずはいつ産休に入るのかざっくりでもいいので決めておきましょう。
そこから逆算して引き継ぎのスケジュールを立てます。
ここでポイントが、余裕を持ったスケジュールを立てること!
妊娠中は突然体調が悪くなって休んだり、ぼーっとしてしまい思うように作業が進まなかったりするものです。
突然、絶対安静で入院になってしまった!なんてこともありえます。
また、自分で作業するのとは違い人に教えながら進めるのは時間がかかるものです。
後任者が自分の仕事内容にどれ位理解があるのかによっても引き継ぎにかかる時間は全然違ってきます。
人事担当や上司から産休取得時期決定の連絡を待っていると、引き継ぎ期間が全く足りなくなる可能性があります。
後任者と自分自身のためにも余裕のあるスケジュールをたてましょう。
引き継ぎ項目をリスト化・共有する
まずは自分の業務内容を洗い出します。そして引き継ぐ項目をリストアップします。
項目ごとにどれ位の頻度の仕事か、その業務にかかるリードタイムはどれ位か書き出します。
この時点で誰にどの程度引き継ぐのか上司に相談しておきます。そうすることで、上司も誰にどれくらいの仕事が増えるのか把握できます。
引き継ぎ項目が1つ終わるごとに、引き継ぎ完了日の日付を入れ記録しておきます。
こうすることで引き継ぐ方も引き継がれる方も、その業務の引き継ぎがいつ終わったか把握できるようになります。
また、進捗状況を入力していくことで、引き継ぎ項目の漏れ防止に繋がります。
何かと忙しい後任者への引き継ぎ。「そんな業務聞いてない」なんて言われることも起こりえます。
そういったトラブルを未然に防ぐためにも業務引き継ぎリストは役立ちます。リストを上司とも共有しておくと良いです!
前倒しで業務マニュアルを作成しておく
後任者が決まっていなくてもマニュアルは作成しておきましょう。
引き継ぎで一度作業をしたとしても、後任者がうっかり作業の進め方を忘れることもあります。
万が一、自分自身が急な休みに入ってしまってもマニュアルさえあればある程度誰かが作業できます。
また、自分が仕事復帰した際に、そのマニュアルを見れば忘れていた作業の進め方を思い出せます。
引き継がれる人と復帰後の自分のためにもマニュアルはしっかり作成して産休にはいりましょう。
また、仕事復帰後も自分の業務はマニュアルを作っておきましょう。
そうすれば、子どもが熱を出して急なお休みを取るときも誰かに対応してもらいやすくなります。
妊娠中にマニュアル作りをクセづけてしまいましょう。
